¿Cómo Utilizar Correctamente la Tecnología para Ser Más Productivo?

Cuando se trata de productividad tanto dentro como fuera del lugar de trabajo, la tecnología es una especie de espada de doble filo. Si bien puede hacer la vida más fácil, también puede crear distracciones que en última instancia consumen su productividad.

Solo su teléfono inteligente ofrece amplias oportunidades para revisar las redes sociales, tomar un descanso de Candy Crush y participar en el interminable texto de grupo. Entonces, cuando se trata de eso, ¿todas las distracciones realmente niegan cualquier aumento en la productividad que la tecnología pueda ofrecer?

Como puede imaginar, la respuesta a esta pregunta no es un simple sí o no. Medir la productividad, especialmente en comparación con los puntos de referencia cuantitativos, es difícil. Lo que sí sabemos es que tomarse un minuto para revisar su cuenta de Twitter equivale a una pérdida de tiempo que supera con creces los 60 segundos.

Cómo Hacer Buen Uso de la Tecnología

Como Utilizar Correctamente la Tecnologia
Como Utilizar Correctamente la Tecnologia

El mayor problema con las distracciones es que desvían su proceso de pensamiento y puede llevarle algún tiempo volver a encaminarse.

De hecho, Gloria Mark , quien estudia informática en la Universidad de California en Irvine, encontró que por cada 30 segundos de distracción, estás perdiendo 30 minutos de concentración. Se tarda media hora completa para volver a la tarea original con un enfoque total.

Tu mente no solo se distrae y se retira por unos segundos, se toma un descanso para almorzar cada vez que te distraes.

El mito de la multitarea

La razón principal por la que nos lleva 30 minutos completos recuperar el enfoque después de solo un minuto de distracción es que los humanos no fueron diseñados para realizar múltiples tareas. En nuestro mundo moderno y acelerado, hemos llegado a aceptar el mito de que no solo es posible realizar múltiples tareas, sino que es una habilidad esencial.

En realidad, los humanos fueron diseñados para enfocarse en una tarea y, a pesar de los siglos de evolución, este rasgo fundamental no ha cambiado.

Según el neurocientífico del MIT, Earl Miller , “cuando las personas piensan que son tareas múltiples, en realidad están cambiando de una tarea a otra muy rápidamente. Y cada vez que lo hacen, hay un costo cognitivo ”.

La idea de que los humanos pueden tener simultáneamente dos pensamientos o tareas en su cabeza es simplemente falsa, lo que explica por qué nos distraemos tan fácilmente ante la tecnología generalizada.

Las consecuencias de la “multitarea”

Desafortunadamente, comprar en el mito de la multitarea puede tener consecuencias de largo alcance que van más allá de una simple disminución de la productividad. Cuando te distraes con la tecnología mientras intentas completar una tarea, tu cuerpo aumentará la producción de la hormona del estrés, el cortisol .

Los estudios también han demostrado que la multitarea causa caídas de CI similares a las de las personas que ingirieron marihuana o perdieron una noche de sueño. Darse ganas de leer ese correo electrónico o revisar su teléfono puede estar afectando su salud.

¿Cómo influye la tecnología en la vida cotidiana?

Cuando se trata de perder productividad por distracciones tecnológicas, es posible que se esté preguntando dónde están gastando su tiempo exactamente los empleados. Aquí hay una lista de las tres fuentes principales de distracciones basadas en tecnología que están reduciendo la productividad:

Google

En un estudio de Inc.com realizado en 2015, los participantes declararon que Google era su principal fuente de distracción. Es muy fácil buscar información y perderse por el agujero del conejo. Puede comenzar por verificar un hecho para el trabajo y terminar investigando lugares de vacaciones o quién fue eliminado en el reality show de la noche anterior.

Medios de comunicación social

No debería sorprender que las redes sociales sean la segunda forma más popular de distracción entre los empleados. Si bien las cuentas de redes sociales brindan a las empresas una poderosa herramienta para conectarse y relacionarse con clientes existentes y potenciales, también crea una pendiente resbaladiza de distracción.

Email

Por último, pero no menos importante, el correo electrónico hace fácilmente el corte para las tres principales fuentes de distracción. Si estás trabajando duro en una tarea mundana, puede ser difícil resistirte a detener lo que estás haciendo cuando aparece un nuevo correo electrónico en tu bandeja de entrada.

Si bien solo alrededor del 14% de todos los correos electrónicos que reciben las personas son realmente importantes y vale la pena leerlos y responder, los trabajadores gastan aproximadamente el 28% de su semana laboral en el manejo de los correos electrónicos .

Es difícil determinar hasta qué punto estas distracciones se suman al tiempo perdido y la productividad. Gran parte de lo que sabemos acerca de cuánto tiempo pierden los trabajadores en las redes sociales u otras distracciones tecnológicas proviene de encuestas que los participantes autoinformaron.

Obviamente, es probable que los trabajadores no informen cuánto tiempo pasan distraídos. Posteriormente, los números varían de 30 minutos a cuatro horas por día, según el estudio y quién fue encuestado.

¿Hay un beneficio para ser distraído?

Tal vez. La tecnología nos pone en contacto con un flujo constante de nueva información. Ya sea que esté leyendo correos electrónicos promocionales, analizando las últimas noticias y tendencias o conectándose en las redes sociales, está ingiriendo cantidades masivas de contenido.

Nunca se sabe de dónde puede provenir la inspiración para su próxima gran idea, y participar en una escala tan grande podría proporcionarle la chispa adecuada.

Cómo aprovechar la tecnología

¿Es la tecnología una distracción o una herramienta para la productividad?

Creemos que la respuesta se reduce a cómo utiliza la tecnología y cómo incorpora nuevas herramientas para combatir los efectos de las distracciones constantes.

Hay varias estrategias que puede utilizar para asegurarse de aprovechar al máximo la tecnología:

Establecer límites y horarios claros.

Bloquee ciertos períodos a lo largo del día para consultar el correo electrónico. Puede considerar reservar 30 minutos al principio y al final del día para que pueda pasar la mayor parte de su tiempo concentrándose en completar proyectos más grandes.

Además, avísale a tus amigos y familiares que solo podrás responder a los mensajes de texto durante el almuerzo. Esto evitará un flujo constante de mensajes que probablemente no sean tan importantes.

Establece límites para tu tiempo en las redes sociales

Si necesita estar en ciertas cuentas para el trabajo, asegúrese de usar su tiempo con prudencia y de mantenerse concentrado. Nuevamente, establezca una ventana de 20-30 minutos para completar cualquier tarea de redes sociales para que pueda pasar a otros proyectos con la cabeza despejada.

Usa las herramientas adecuadas

También hay algunas herramientas en el mercado que pueden ayudarlo a evitar distracciones y mantenerse en la tarea, como nuestra herramienta de seguimiento de tiempo . Le ayuda a mantener un registro de cuánto tiempo dedica a tareas específicas sin interrumpir su concentración y flujo de trabajo.

El resultado final: sí, la tecnología puede ser una distracción que puede disminuir su productividad.

Sin embargo, la tecnología también ha hecho que el lugar de trabajo moderno sea más ágil, eficiente y accesible que nunca. Creemos que el truco, como con cualquier espada de doble filo, es usarlo correctamente para que no termines cortándote.

 

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