Cómo Hacer las Cosas Bien y Mejorar Tu Vida (Entrevista)

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David Allen es el autor más vendido de Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity .

Ha sido un gurú de la productividad durante 30 años, ayudando a los mejores y más brillantes de todo el mundo.

En esta entrevista, descubrirás cómo:

  • Tener una mente fluida como el agua;
  • Encuentra tu propósito en la vida;
  • Aprovechar la metodología de “hacer las cosas”;
  • Comprender la limitación clave para alcanzar sus metas;
  • Crear el estado óptimo de rendimiento; y
  • Ralentizar para vivir verdaderamente en el momento.

Notas de la entrevista: Cómo Hacer Bien las Cosas y Tener una Mejor Vida

Cómo Hacer las Cosas Bien
Cómo Hacer las Cosas Bien

PREGUNTA: David, te he dado una breve reseña sobre ti, pero si pudieras contarle a nuestra audiencia un poco más sobre ti, sería genial.

No sabía qué quería hacer cuando creciera, así que decidí ser consultora después de recordar todas las experiencias laborales que había tenido en mi vida y reunirlas. Me di cuenta de que era realmente un buen número dos.

Tenía muchos amigos que sabían lo que querían hacer, así que entraría y miré a mi alrededor y vería cómo podía ayudarlos con lo que estaban haciendo, ayudarlos a mejorar sus procesos comerciales. Entonces me di cuenta de que las organizaciones realmente pagaban a las personas para que hicieran eso y las llamaban algo. Entonces, me convertí en consultor y comencé mi propia práctica de consultoría en 1981.

También me atraía lo que me refiero como el “valor del espacio libre” con mi propio desarrollo y exploraciones personales. Me interesaban mi vida interior y los mundos interiores y la espiritualidad, incluidas las artes marciales, y mucho de eso tenía que ver con encontrar un espacio y una mente claros, encontrar la paz interna. Así que eso fue una atracción para mí.

Cuando me involucré en el mundo profesional, descubrí que era muy fácil alterar ese espacio. Entonces, comencé a buscar técnicas que me permitieran mantener una mente clara mientras tenía una vida más compleja. Resultó que las técnicas que había descubierto eran muy valiosas para todas las personas con las que trabajé como clientes para ayudarles a ganar más control y concentración.

Comencé a poner todo lo que había aprendido juntos. Luego, una gran corporación me invitó a tomar lo que se me había ocurrido y lo puso en un formato de seminario en 1983/1984. Fue entonces cuando comencé a crear esta metodología que me ayudó a escribir mi libro 25 años después.

Conseguir que las cosas se hagan es esencialmente un conjunto de mejores prácticas que usted no nace haciendo. Son fáciles de hacer, pero hay que aplicarles un enfoque cognitivo. Cuando coloca estas mejores prácticas en su vida, realmente encontrará que su cabeza es mucho más clara y es más fácil centrarse en las cosas significativas en las que desea centrarse. Descubrí un algoritmo muy útil y decidí escribir el manual en él.

PREGUNTA: Usted mencionó su experiencia en artes marciales. Siempre he apreciado su discusión en torno a la idea de tener una “mente como el agua”. ¿Podrías elaborar sobre eso?

Si estás en el trabajo pero estás pensando en tu vida personal y estás en casa pensando en tu vida laboral, eso no es ‘mente como agua’, así que quizás sea más fácil describir lo que no es. Tu cabeza no está clara; no puedes meter a tus hijos en la cama o verlos jugar al fútbol mientras estás en tu iPhone. En ese punto, no estás presente.

En realidad, es otra forma de describir la idea de estar presente con lo que quieras llamar tu atención. La metodología que descubrí no lo orienta sobre lo que debe ser el contenido de su vida; en cambio, te da espacio interno para enfocarte.

No necesitas tiempo, necesitas espacio. No toma tiempo tener una buena idea, estar presente o amar a sus hijos, o ser innovador o creativo. Lo que estas cosas requieren es espacio en tu psique. Si estás colgado de cosas con las que aún no estás comprometido adecuadamente, entonces no tendrás espacio para ser creativo, innovador, cariñoso o presente.

Es realmente una metodología sobre cómo detener el ruido sin tener que terminar todas las cosas por las que estás preocupado o pensando. El aspecto más creativo de lo que descubrí es que no tienes que terminar algo para sacarlo de tu mente, sino que debes pasar por un proceso muy específico para aclarar tu mente.

PREGUNTA: Hablando de la metodología, muchos de nuestros oyentes y lectores están interesados en encontrar su propósito en la vida y alcanzar sus metas. ¿Puede decirme cómo se puede aprovechar la metodología de Getting Things Done para encontrar su propósito en la vida?

Es difícil concentrarse en los horizontes superiores si necesita comida para gatos. Mucha gente no debe enfocarse en el propósito de su vida; Necesitan pasar tiempo limpiando el inodoro. La verdad es que todos los aspectos de tu vida, incluso los más mundanos, aún tienen una conexión y una resonancia con respecto a lo que eres en términos de tu juego más grande.

Piense, ¿por qué tengo un gato, por qué creo que limpiar mi inodoro es importante?

Comenzarás a aprender sobre ti mismo. Es porque te importa, porque eres un ser humano sensible, porque eres una persona amorosa. Ser claro te ayudará a entender todos esos aspectos de ti mismo y las cosas que perturban tu claridad y tu capacidad para relajarte, dejarte llevar y escuchar las cosas más naturales y obvias en cuanto a quién eres realmente.

Su forma de llegar a este lugar podría ser tomarse una copa de vino, meditar o correr. Cualquier cosa que te ayude a relajarte puede esencialmente eliminar la estática y permitirte concentrarte en la imagen más grande. Es interesante que las personas, naturalmente, saben de qué se trata si están dispuestas a acallar su vida lo suficiente como para escuchar su voz interior.

Es la capacidad de prestar atención a su voz interior y distinguir entre la intuición y la indigestión lo que marca la diferencia. Esto es algo en lo que debe enfocarse constantemente durante toda su vida y es mucho más fácil de hacer cuando tiene control del ruido y la estática en su vida.

Esto no te pone automáticamente en un camino espiritual determinado, pero si eso es algo que te importa, esta es una herramienta extremadamente valiosa.

PREGUNTA: ¿Por qué la falta de espacio, en lugar de la falta de tiempo, es la limitación clave para lograr sus objetivos?

No toma tiempo presentar buenas ideas o acceder a su intuición, pero sí necesita espacio, necesita la capacidad para poder hacerlo. Ahora, el tiempo es un factor importante; necesita saber cuánto tiempo demoran las cosas para no comprometerse demasiado, debe cumplir sus citas y acuerdos con usted mismo en relación con el mundo material en el que estamos. Entonces, por supuesto, debe tener tiempo en cuenta.

Pero, encontrar un espacio más claro es una ecuación diferente. En un espacio despejado, en 5-10 segundos en el elevador, puede tocar su intuición y tener una conversación sincera con alguien en el elevador, algo que quizás no pueda hacer en una hora con esa misma persona si su cabeza está envuelto alrededor de algunas otras cosas.

La metodología consiste en enseñarle cómo llamar su atención para tener la capacidad de ubicarla en lo que quiere enfocar en un momento específico.

PREGUNTA: ¿Cómo creas el estado de rendimiento óptimo para que puedas dedicar tu atención a lo que sientes que es más valioso?

Lo afino a 5 pasos sobre cómo obtener espacio libre. Me gusta usar el ejemplo de tu cocina. Si alguna vez sentiste que tu cocina estaba fuera de control, pasaste por 5 etapas de cómo hacerlo.

Primero, captura las cosas que están fuera de control en su cocina y aclara lo que significan y / o dónde deben estar para poder organizarlas . Con la organización, encuentra un lugar claro para reflexionar sobre lo que quiere cocinar y cuándo van a venir las personas para que pueda participar de manera apropiada.

Así que esos 5 pasos: capturar, aclarar, organizar, reflexionar y participar son los pasos que cualquier persona puede tomar para controlar cualquier cosa. Ese estado óptimo es cuando estás presente, cuando no hay nada en tu mente. Este es el mejor estado para golpear una pelota de golf, despedir a alguien, tener conversaciones difíciles y cocinar espaguetis.

La mayoría de las personas no se han dado cuenta de cuánta estática se han permitido crear debido al compromiso inadecuado de los compromisos personales. Comprometerse apropiadamente con todos los niveles de compromisos que tiene al usar estos 5 pasos hace que sea mucho más fácil eliminar la estática y encontrar su estado óptimo.

PREGUNTA: ¿Puede darnos un ejemplo y guiarnos a través de los 5 pasos, comenzando con la captura?

Bueno, vamos a tomar la cocina. Llegas a casa a las 5:30 PM, y tienes amigos que vienen a cenar a las 7:00 PM. Encuentras que alguien ha atacado tu cocina. ¿Qué es lo primero que haces?

  1. Captura: pregúntate a ti mismo es “lo que no es donde tiene que estar”; en otras palabras, lo que tiene su atención en y alrededor de la cocina. Básicamente identifica las cosas que no están en control.
  2. Aclare: mire las cosas que no están donde deben estar o lo que deben estar y aclare exactamente qué cosas no están donde no están o cómo deben estar, por ejemplo, los platos sucios.
  3. Organice: coloque las cosas que están fuera de lugar donde deben estar en su sistema de confianza.
  4. Reflexiona: retrocede para reflexionar sobre tu situación actual. Piense en el tiempo que tiene antes de que lleguen sus amigos y la receta que necesita sacar.
  5. Enganche: abra el refrigerador, saque la mantequilla y derrítala.

Ese es un ejemplo simple, pero así es como usted obtiene su conciencia bajo control. Si tuviera que dejarte y entrenarte, primero preguntaría qué te llamó la atención. Esto usualmente me llevaría a mí y a un cliente de una a seis horas para encontrar todas las cosas que los están molestando internamente.

Cada vez que piensa que necesita aclarar el propósito de su vida es porque en realidad no está funcionando dentro del propósito de su vida (al menos no conscientemente). Cualquier cosa que tenga en mente representa algo con lo que todavía no está comprometido de manera apropiada. Por lo tanto, no tiene que ir muy lejos para descubrir dónde aplicar estos 5 pasos para tomar decisiones de acción y resultados.

El paso más importante para que la mayoría de las personas aclare su mente es el paso dos: aclarar. La mayoría de las personas tienen alguna versión de una lista de tareas pendientes en su lugar, pero no ven la siguiente acción que deben tomar sobre lo que está en su lista de tareas pendientes, ni tampoco verán un resultado definido específico sobre por qué hay algo en su lista.

Los resultados y las acciones, que normalmente no se incluyen en su lista de tareas pendientes, son los 0 y los 1 de la productividad. Pregúntese, ¿qué está tratando de producir y cómo necesita asignar recursos para que esto suceda? Necesita poner potencia cognitiva y concentrarse en su proceso de pensamiento para la clarificación. La toma de decisiones requiere tiempo y energía.

PREGUNTA: Sabemos que el quinto paso de su metodología es participar. ¿Es este el resultado final de su metodología, para tomar la acción en el momento adecuado, o hay un objetivo o resultado final diferente que las personas deberían estar buscando?

El resultado final es la paz interior y la satisfacción que obtiene al hacer lo que cree que debería estar haciendo.

PREGUNTA: ¿Cómo optimiza los sistemas personales para realizar el trabajo más significativo realizado?

Desea asegurarse de tener los mapas correctos para orientarse donde sea que esté, siempre que esté. Cualquiera que esté manteniendo un calendario ya está haciendo esto usando ese mapa para organizarse en el espacio y el tiempo. Necesita tener un sistema externo como este para optimizar su sistema para que pueda mantenerse enfocado en lo que realmente quiere lograr.

Hay múltiples niveles para orientarte. Por ejemplo, si está interesado en el propósito de la vida, ¿con qué frecuencia debería reevaluar y acceder?

Esto vuelve a los seis horizontes que identifico en mi libro . Hay un panorama general llamado propósito y sus principios, la visión de que usted realiza su propósito con éxito, los objetivos a corto plazo que necesita lograr para que su visión se haga realidad, todas las cosas que necesita mantener, como su salud y sus finanzas, y luego Todas las acciones que debe tomar para estas cosas.

Tener un sistema que le permita saber cuáles son esas cosas le permite aclarar su mente lo más posible para construir mapas de orientación sobre usted mismo, de modo que pueda revisar lo que necesita revisar cuando necesite revisarlo. Se trata realmente de externalizar todas las cosas con las que está involucrado, refinarlas y construir un proceso de reflexión según corresponda.

PREGUNTA: ¿Con qué creencia en general sobre la productividad está más en desacuerdo y por qué?

Creo que el pensamiento más común acerca de la productividad es que significa trabajo duro; La palabra productividad tiene mucho equipaje a su alrededor en términos de negocio / actividad. Pero, si te vas de vacaciones para relajarte y no te relajas, son vacaciones improductivas.

La productividad simplemente significa experimentar los resultados deseados. No significa trabajar más duro. Esa es la creencia más común acerca de la productividad: que tiene más que hacer. Es posible que deba disminuir la velocidad si así es como se siente. Intenta entrenarte para disminuir la velocidad cuando creas que necesitas acelerar. Es posible que las cosas sucedan mucho más rápido y mucho más elegante con mucho menos estrés si haces esto.

PREGUNTA: ¿Podría explicar qué quiere decir al disminuir la velocidad?

Literalmente desacelerándose.

  • Para de lo que estas haciendo.
  • Toma un respiro.
  • Siéntate.
  • No hacer nada durante dos minutos.

Estas cosas te permitirán acceder a niveles más profundos de conciencia e inteligencia sobre lo que estás haciendo para que puedas tomar mejores decisiones, seas más estratégico y tus prioridades se vuelvan más claras.

La mayor adicción humana es el control; dejar ir te permite relajarte y dejar que las cosas emerjan y se desarrollen. Getting Things Done (GTD) no se trata de agregar más a tu vida; se trata de relajarse y comprometerse adecuadamente con todas las cosas con las que te relacionas para que puedas relajarte y dejar que la vida se desarrolle para ti.

PREGUNTA: ¿Cómo ha cambiado la necesidad de una productividad libre de estrés en los últimos 25 años?

Para cualquier individuo no ha cambiado. Lo que ha cambiado es cuántas personas lo necesitan ahora. El mundo ahora está siempre encendido; No hay distinción entre el hogar y el trabajo. Es lo que el mundo digital ha producido para todos.

La próxima versión de GTD probablemente será para estudiantes de secundaria. Una vez que salen de la escuela secundaria, mamá ha desaparecido como un sistema confiable. Debemos asegurarnos de que estos jóvenes adultos estén listos para ingresar a un mundo donde no hayan recibido capacitación para manejar todas las posibilidades que se les presentan.

Así que eso es lo que cambió: cuántas personas necesitan este conjunto de comportamientos.

PREGUNTA: En cuanto a cómo ha evolucionado la tecnología, ¿sientes que ha ayudado a la productividad de las personas?

Por supuesto que la tecnología ha aumentado la productividad.

  • Microsoft Word
  • Excel
  • GoToMeeting
  • Snagit

Si yo fuera el único en el mundo con acceso a todas estas herramientas de productividad disponibles, podría gobernar el mundo. Pero, la realidad es que, debido a la relatividad, necesita todas estas cosas para mantenerse al día con todos los demás.

PREGUNTA: ¿Hay alguna herramienta específica que recomendaría a alguien que está buscando aumentar su productividad?

Pluma y papel. Y una bandeja de entrada para colocarlas y usar notas cuando estés listo para ellas. ¡No puedes vencerlo! Lo digital no es la única respuesta; Se trata de entender la metodología. En ese momento, puede hacer que cualquier administrador de listas funcione. Usa lo que sea cómodo para ti.

PREGUNTA: Si solo tuvieras una hora para trabajar con alguien, ¿qué harías para ayudarlo a alcanzar sus sueños?

Me gustaría preguntar lo siguiente:

  • ¿Cuales son tus sueños?
  • ¿Cómo te gustaría pasar un domingo por la tarde dentro de 5/10 años?
  • ¿Cuáles son tus fantasías?
  • ¿Qué sacarías de esas fantasías?

Tal vez tus fantasías, como ser una estrella de rock o un presidente, por ejemplo, puedan hacerte más reconocido. Tus fantasías pueden hacer que sea más fácil hacer amigos o darte la oportunidad de expresar algo que sientes que no puedes en tu vida actual.

Piense en lo que puede hacer ahora que le brindaría la capacidad de experimentar cosas similares en su vida que sus fantasías le permitirían experimentar.

PREGUNTA: ¿Cuál ha sido tu mayor aventura y por qué?

Creo que mi mayor aventura es en la que estoy. Sigo volviéndolo a comprender en nuevos niveles a medida que envejezco. He creado un mundo para mí donde no hay problemas, solo hay proyectos.

PREGUNTA: ¿Tiene algún pensamiento final para nuestra audiencia?

Tu cabeza es para tener ideas, no para sostenerlas. Haga todo lo que pueda para externalizar lo que está en su cabeza y construir sus mapas de orientación para que más de lo que usted es se muestre en el mundo.